De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, en los estatutos se puede establecer que la convocatoria se realizará por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita que asegure la recepción del anuncio por los socios (por ejemplo, por burofax). Además, la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) ha venido señalando que es válido que uno de esos procedimientos consista en el envío de un correo electrónico a la dirección que cada socio haya indicado y que incluya confirmación de lectura. En este sentido, la DGRN permite inscribir en escritura pública, un acuerdo adoptado por la junta general de una sociedad por el que se establece en los estatutos de la misma, que la convocatoria de la junta se podrá realizar por correo electrónico.
Según se establece en la Ley de Sociedades de Capital en los estatutos de una sociedad se puede establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.
En el caso de que no se diga nada en los estatutos, la convocatoria se hará por la forma supletoria fijada en el mismo artículo (página web o en el "Boletín Oficial del Registro Mercantil" y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social).
No cabe duda, que en muchas sociedades la convocatoria de las juntas de socios comporta un gasto (por ejemplo, porque hay que publicar un anuncio en el BORME y en un diario de la provincia).
Pues bien, para abaratar y simplificar la convocatoria de las Juntas, la Ley de Sociedades de Capital permite como hemos visto (y es lo habitual en muchas sociedades) que en los estatutos se establezca que la convocatoria se realizará por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita que asegure la recepción del anuncio por los socios (por ejemplo, por burofax).
Pero, ¿sería válida la convocatoria de Junta General por correo electrónico?
Como ha venido señalando la DGRN en varias Resoluciones, es válido que uno de esos procedimientos consista en el envío de un correo electrónico a la dirección que cada socio haya indicado y que incluya confirmación de lectura. Incluso se puede añadir que la negativa de confirmación a la petición de lectura del e-mail equivale a que el socio quede notificado.
En concreto, la DGRN en su resolución de 19 de julio de 2019 establece que para que se considere válida la convocatoria por correo electrónico es necesario que el sistema establecido incluya una confirmación de lectura, o bien, en aquellos casos en los que el socio se niegue a dicha confirmación, y el proceso establecido pueda acreditar que el correo electrónico no ha sido devuelto por el sistema, en estos casos la negativa de confirmación a la petición de lectura del envío del correo de convocatoria producirá los efectos de la misma.
Con esto se logra, que una vez acreditado que se ha realizado la comunicación según la forma pactada de remisión y recepción de la comunicación telemática, la actitud obstruccionista del socio no le sirva para alegar una eventual falta de convocatoria.
Además, la Orden JUS/3185/2010, de 9 de diciembre, por la que se aprueba los Estatutos-tipo de las sociedades de responsabilidad limitada, admite en sus estatutos tipo como forma de convocatoria la comunicación a los socios "a través de procedimientos telemáticos, mediante el uso de firma electrónica (…)». Ello es un medio que tiene suficientes garantías partiendo de la base de la comunicación de un correo electrónico por parte de los socios a la sociedad.
Por último se añade en esta Resolución de la DGRN una mención a los métodos tradicionales de comunicación postal o el envío de correo certificado con aviso de recibo para indicar que en el caso de que algún socio negara haber recibido el correo, establece el Tribunal Supremo que una vez acreditada la remisión y recepción de la comunicación postal, incumbiría al socio la prueba de la falta de convocatoria (Sentencia de 3 de abril de 2011), por lo que no cabe exigencia adicional sobre la acreditación fehaciente del contenido de ésta.
Por tanto, si va a constituir una sociedad, considere introducir esta mención en los estatutos (si su sociedad ya está constituida también puede hacerlo modificando los estatutos). De esta manera ahorrará costes al convocar las juntas, sobre todo si en su sociedad hay muchos socios.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
Un cordial saludo,