Las sociedades para las que, a fecha 14 de marzo de 2020, no había finalizado el plazo para formular sus cuentas anuales y a las que es de aplicación el artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo (sociedades que constituyen la inmensa mayoría), podrán presentar a legalizar sus libros obligatorios dentro del plazo de cuatro meses a contar desde la fecha en que finalice el periodo de alarma. Todo ello anterior sin perjuicio de que las sociedades que efectivamente deseen legalizar los libros obligatorios que tengan debidamente elaborados lo puedan hacer en cualquier tiempo, aún en vigor el estado de alarma.
Como ya le hemos venido informando, con efectos desde el 18 de marzo, el Real Decreto-ley 8/2020 (RDL) de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, incluye una serie de medidas de carácter societario y mercantil, entre las que podemos destacar las referente a las cuentas anuales de las sociedad.
Como ya sabemos, las fechas en que se produce la formulación y aprobación de las cuentas anuales (y los demás documentos que sean legalmente obligatorios por la legislación de sociedades) determinarán el plazo de depósito de las mismas en el Registro Mercantil. Recordemos que disponemos de:
- 3 meses para la formulación de cuentas contados a partir del cierre del ejercicio social; es decir, hasta el 30 de marzo del año siguiente si el ejercicio económico coincide con el año natural.
- 6 meses siguientes al cierre para someter a la junta general la aprobación de las cuentas y decidir la distribución del resultado (hasta el 30 de junio del año siguiente si el ejercicio económico coincide con el año natural).
- 1 mes para presentar las cuentas anuales, es decir, hasta el 30 de julio del año siguiente si el ejercicio económico coincide con el año natural.
Pues bien, de acuerdo con el artículo 40.3 del RDL 8/2020 se suspende el plazo de 3 meses desde el cierre del ejercicio social para formulación de cuentas anuales de las personas jurídicas que estén obligadas a ello durante el estado de alarma, reanudándose por otros 3 meses desde que finalice dicho estado.
En concreto se establece que:
a) Desde el día 14 de marzo de 2020 (fecha de entrada en vigor y de publicación del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19.), para aquellas sociedades cuyo periodo obligatorio de formulación de cuentas anuales no había finalizado en dicho día (la inmensa mayoría), queda suspendido el plazo para llevarlo a cabo (artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital).
b) Finalizado el periodo de alarma (circunstancia que a la fecha no se ha producido), el plazo para formular las cuentas anuales de dichas sociedades se prolongará hasta transcurridos tres meses de aquella fecha una vez que esté determinada.
c) Sin perjuicio de lo anterior, las sociedades podrán formular cuentas durante el periodo de suspensión sin acogerse al mismo.
Pero, dicho artículo 40.3 del RDL 82020 no se refiere a la obligación de presentar los libros a legalización siendo lícito preguntarse si la suspensión del plazo de formular las cuentas anuales afecta o no a aquella.
Plazo de presentación de los libros obligatorios para empresarios ante el Registro Mercantil
Pues bien, en relación al plazo de presentación de los libros obligatorios para empresarios ante el Registro Mercantil, -ante la poca claridad de la aplicación del estado de alarma y de sus efectos sobre la legalización de libros, el Consejo General de Economistas de España realizó una consulta a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, la cual ha sido contestada mediante la Resolución de 10 de abril de 2020, de consulta sobre el impacto que en relación a la legalización de los libros de empresarios resulta del artículo 40 del real decreto ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del covid-19
Debemos tener presente que de acuerdo con la normativa mercantil vigente todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se deben legalizar telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
Pues bien, ante la pregunta de si la suspensión del plazo de formular las cuentas anuales afecta o no a la legalización de de los libros obligatorios para empresarios ante el Registro Mercantil, la respuesta que da la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública es que sí.
Teniendo en cuenta la normativa mercantil (artículo 27.2 del Código de Comercio y artículo 18.1 de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores) la obligación de legalización en el plazo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio viene referida a los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, entre los que se encuentran el libro de inventario y cuentas anuales y el diario. En la medida en que estos libros reflejan el estado contable de la sociedad a la fecha del cierre es lógico enlazar el plazo para su legalización con el plazo para la formulación de las cuentas anuales (artículo 254 de la Ley de Sociedades de Capital y 34 del Código de Comercio). De este modo, transcurrido el plazo para la formulación de las cuentas anuales y elaborados los libros obligatorios de acuerdo a las mismas cobran todo el sentido que sea entonces cuando se exija su legalización.
Es cierto que en las normas legales a que se ha hecho referencia no existe un enlace directo entre el plazo para la formulación de las cuentas anuales y la elaboración de los libros contables pues los plazos para aquellas y estos vienen referidas al cierre del ejercicio social. Incluso podría afirmarse que tras la Ley 14/2013 al ser la presentación de los libros obligatorios puramente telemática no hay razón para posponer el plazo legal de cuatro meses desde el cierre del ejercicio para legalizar los libros obligatorios al no existir interferencia con el estado de alarma y las limitaciones establecidas para la circulación de las personas.
Esta Dirección considera, sin embargo, que ambos argumentos no pueden obtener su respaldo por cuanto si bien es cierto que los plazos para la formulación de las cuentas anuales y para legalización de libros obligatorios no aparecen vinculados en la norma, no es menos cierto que existe un extendidísimo uso por el que se formulan las cuentas y con posterioridad se elaboran los libros para su legalización. Este uso, que afecta a la inmensa mayoría de las sociedades existentes, y que obedece a la lógica de las cosas se vería gravemente perjudicado si una norma excepcional, que tiene como finalidad la conservación del tejido empresarial y que adopta distintas medidas de suspensión o prórroga de las obligaciones de los empresarios a fin de adaptar las exigencias de su cumplimiento a la situación, se interpretase del modo más perjudicial para el conjunto de las empresas en cuya defensa se ha dictado.
Por la misma razón, el hecho de que la obligación de legalización de los libros obligatorios deba llevarse a cabo de modo no presencial no puede interpretarse de modo que contradiga la evidente voluntad del legislador de que las obligaciones inherentes a las sociedades de capital se lleven a cabo de modo que se facilite al máximo su ejercicio y en los plazos más favorables para que así sea.
CONCLUSIÓN:
- Las sociedades para las que, a fecha 14 de marzo de 2020, no había finalizado el plazo para formular sus cuentas anuales y a las que es de aplicación el artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo (sociedades que constituyen la inmensa mayoría), podrán presentar a legalizar sus libros obligatorios dentro del plazo de cuatro meses a contar desde la fecha en que finalice el periodo de alarma.
- Todo lo anterior sin perjuicio de que las sociedades que efectivamente deseen legalizar los libros obligatorios que tengan debidamente elaborados lo puedan hacer en cualquier tiempo, aún en vigor el estado de alarma.
El plazo de suspensión para la formulación de cuentas es meramente voluntario para el obligado y así debe entenderse igualmente para el sujeto obligado a presentar a legalización los libros obligatorios.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
Un cordial saludo,